Qu'est-ce que la communication interne en entreprise et comment l'améliorer ?

Souvent considérée comme une déclinaison mineure de la stratégie de communication de l’entreprise (communication externe), la communication interne représente pourtant un enjeu vital pour les entreprises.

Selon une étude de Gallup, les entreprises qui investissent dans la communication interne sont 50 % plus susceptibles d'avoir des employés engagés que celles qui n'en ont pas.

Partager l’information, fédérer les équipes et les motiver, conduire ou accompagner le changement … une communication interne structurée permet d’optimiser les échanges quotidiens, mais également les chantiers à plus long terme.

Notre agence de communication interne vous propose de retrouver dans cet article les avantages que peut procurer une communication réussie. Nous parcourons également les principaux supports à votre disposition afin de mettre en œuvre une stratégie efficace, originale et adaptée à votre univers.

Après la lecture de cet article, nous espérons que vous en saurez plus sur l’ensemble des actions de communication qui s’offrent à vous pour mieux communiquer avec vos collaborateurs.

La communication interne, c'est quoi ?

Définition de la communication interne

La communication interne, c’est informer les salariés pour leur permettre de travailler dans les meilleures conditions possibles

La communication interne permet de fournir un flux d’informations efficace entre les collaborateurs, entre les différents services, que ce soit de manière verticale ou horizontale dans la hiérarchie. Donc, la communication doit se faire tant entre les cadres et les employés qu’entre les collaborateurs entre eux.
De fait, si elle fonctionne, la communication interne enrichit la culture d’entreprise et renforce l’engagement des collaborateurs, quel que soit leur niveau hiérarchique.

L’information est le nerf de la guerre. Sachez qu’obtenir la bonne information au bon moment, c’est une perte de 13h par semaine pour chaque collaborateur selon une étude (Panopto, Workplace knowledge and productivity report) !

Les différents types de communication interne : ascendant, descendant, transversal, horizontal

Il existe plusieurs types de communication interne qui permettent aux collaborateurs de communiquer entre eux de manière efficace.

  • La communication ascendante, qui part des collaborateurs pour arriver à la direction, permet aux employés de faire remonter des informations, des idées ou des suggestions pour améliorer les processus et les produits/services de l'entreprise.
  • La communication descendante, quant à elle, part de la direction pour arriver aux collaborateurs. Elle permet de transmettre les objectifs, les missions et les valeurs de l'entreprise aux employés, mais aussi de donner des consignes et des directives.
  • La communication transversale, qui se fait entre des services ou des départements différents, permet de favoriser la collaboration et l'innovation au sein de l'entreprise.
  • Enfin, la communication horizontale, qui se fait entre des collaborateurs d'un même service ou d'un même niveau hiérarchique, permet de faciliter le partage d'informations et la résolution de problèmes.

En résumé, la communication interne est un enjeu majeur pour le bon fonctionnement d'une entreprise. Elle permet d'améliorer la productivité, la qualité du travail et l'engagement des employés.

Les objectifs d’une bonne communication interne

Parmi les objectifs, on peut citer la cohérence avec les valeurs de l’entreprise, la cohésion et l’implication de tous les collaborateurs quelle que soit leur place, le partage des bonnes pratiques, le décloisonnement des services par la transversalité de la communication, réduire les erreurs dans le partage des savoirs et des informations (fake news, rumeurs).

En résumé, voici les 4 axes majeurs : former, informer, motiver, fédérer.

La communication interne informe

Il s’agit de délivrer le bon message aux bonnes personnes. Aujourd’hui, grâce aux nouvelles technologies de communication, il est tout à fait possible d’avoir un réseau social d’entreprise tout comme disposer d’un intranet.
Ainsi, il est possible d’informer tous les collaborateurs par un canal unique sans pour autant les harceler de mails, de messages ou de commentaires. Tout se trouve au même endroit et ils peuvent y accéder à tout moment de n’importe où. De fait, s’ils ont des questions ultérieures, il est tout à fait possible de renvoyer vers une conversation spécifique où les réponses leur seront transmises. A eux comme à l’ensemble des équipes. L’enjeu est toujours le même : que tout le monde ait la même information. Et quel que soit le canal d’information, transmettre la même.

La communication interne motive

L’information accompagne les collaborateurs chaque jour. Sa régularité participe à leur sentiment d’appartenance. Qu’ils puissent poser leurs questions sans préjugés et obtenir des réponses formelles, cela permet d’anticiper les problématiques au quotidien.
Parce qu’on leur transmet les informations, les collaborateurs se sentiront impliqués dans le succès de l’entreprise. Ils s’investissent davantage, partagent leur image (positive) de l’entreprise.
Et qui dit plus grande implication, dit aussi loyauté et participation proactive à la vie de l’entreprise.

La communication interne fédère

Améliorer l’expérience des collaborateurs au travail et renforcer la culture d’entreprise font partie des objectifs pour nourrir les valeurs et l’image de l’entreprise. On cherche à garder tous les talents, tous les savoir-faire au sein de l’entreprise pour préserver son image. Ainsi, la communication va servir à les fédérer autour d’évènements d’entreprise, de séminaires, de petits défis, de jeux ou de services mis à leur disposition…
La communication interne sert à améliorer la qualité de vie au travail mais aussi d’informer l’ensemble des salariés de toutes les prestations qui leur sont proposées, soit de manière ponctuelle soit au quotidien.
Votre communication interne doit veiller à ce que tous se reconnaissent dans les valeurs de l’entreprise, quel que soit leur niveau hiérarchique, afin qu’ils s’impliquent et soutiennent son développement.

Les outils de communication interne

Les outils sont nombreux, ce qui permet de toucher davantage de collaborateurs au sein de l’entreprise. Tous ne sont pas forcément à l’aise avec les réseaux sociaux par exemple, et préféreront un autre canal.

Le plan de communication

Bien conçu, il est la base de votre stratégie et participe au développement de l’entreprise. Pour ce faire, plusieurs étapes sont nécessaires :

  • Analyse de la situation actuelle : les points forts et les points d’amélioration
  • Définition des objectifs
  • Identification/segmentation de l’audience : les services, localisations, compétences, générations… En résumé, on fait du ciblage !
  • Description des messages à véhiculer, de manière claire et concise, compréhensibles par tous
  • Description des stratégies, formats des messages et canaux de communication
  • Mise en place d’un planning de communication interne
  • Définition des indicateurs de performance afin de mesurer l’efficacité du plan

Intranet, newsletter, emails

Si l’intranet et les emails ont plusieurs fois été synonymes de perte de temps et d’argent en proportion de leur utilité, ils restent le premier moyen de communication avec tous les collaborateurs. En revanche, l’information qu’on y diffuse est unilatérale, c’est-à-dire qu’on met l’équipe devant un fait. Il en va de même pour la newsletter, certes, à la différence que celle-ci a plus d’impact sur l’engagement des employés : présenter les nouvelles têtes, annoncer des évènements, servir de veille sur le secteur d’activité ou les dernières innovations.

Outils de gestion de projet et de partage d’informations

Les visioconférences se sont grandement développées depuis la crise sanitaire et avec l’essor du télétravail. Du fait de méthodes de travail hybrides mais aussi des facilités que représente cet outil, il facilite l’interaction entre les collaborateurs en interne, avec les partenaires en externe. En parallèle, un outil de gestion de projet va permettre de rassembler les membres d’un même projet à un même endroit. Enfin, un outil de partage des documents va alléger les boîtes mails et faciliter la recherche d’informations à condition d’y avoir une structure cohérente et intuitive.

Messagerie instantanée

Les applicatifs de communication de type messagerie instantanée sont un excellent moyen d’interactions entre tous les collaborateurs, quel que soit leur service, leur niveau hiérarchique. On peut y avoir des discussions privées ou groupées. Cet outil sert davantage aux discussions informelles qu’à la diffusion d’informations officielles, bien qu’un lien peut être fait entre les deux. Créer un canal/robot qui informe sur la messagerie instantanée de l’entreprise que la newsletter est parue, par exemple, peut être utile, notamment pour ceux qui seraient sur le terrain.

Blog et podcasts

Les podcasts, c’est top. On en écoute tous régulièrement. Bien réalisés, ils participent à une communication interne efficace. Là encore toutefois, on est sur une communication unilatérale qui doit s’accompagner d’autres outils pour apporter de l’interaction et de la participation.
Le blog quant à lui encourage les collaborateurs quels qu’ils soient à participer. Ce sont eux qui génèrent les contenus dont les sujets sont variables. Cela peut tout autant accompagner la veille du secteur d’activité que mettre des collègues sous le feu des projecteurs en présentant leur rôle, leur activité. On peut aussi y présenter les projets de développement de l’entreprise ou encore revenir sur un événement spécifique.

Social Medias en interne

Les réseaux sociaux internes se sont bien développés ces dernières années. Leur objectif d’engagement des équipiers est indéniable. Les connaissances sont plus facilement partagées, il y a une réelle communication et le travail devient de plus en plus collaboratif à tous les niveaux. Le partage d’informations ne se fait donc pas de manière verticale mais horizontale, transversale.
Cet outil va permettre les échanges, les questions/réponses et la diffusion des informations en temps réel.

Quels sont les freins en communication interne ?

Les obstacles à la communication transversale et horizontale sont nombreux et peuvent entraîner des erreurs, des retards, des pertes de temps ou des malentendus. Parmi les obstacles les plus fréquents, on peut citer :

·         Les barrières linguistiques ou culturelles ;

·         Les silos organisationnels ;

·         Le manque de temps ou de disponibilité ;

·         Les réticences ou le manque de confiance.

Pour surmonter ces obstacles, il est important d'adopter des méthodes efficaces pour améliorer la communication transversale et horizontale.

Une entreprise dont les services/niveaux restent campés sur leur cloisonnement empêche l’information de circuler. De même, si chacun utilise un vocabulaire différent, le message peut être compris différemment d’un service à l’autre.

Le manque de communication provoque dès lors une perte d’informations et les salariés peuvent “perdre la foi”. Ils vont se rendre de moins en moins disponibles, se sentant moins considérés qu’ils ne le sont réellement. Certains seront réfractaires aux changements et l’ambiance gagnera en instabilité.

Le facteur clé d’une bonne communication interne

Une bonne communication interne fait preuve d’adaptabilité, de flexibilité, de souplesse. Il faut être capable d’adapter sa communication à ses différents interlocuteurs, de pouvoir interagir avec eux mais aussi d’être en mesure de suivre la stratégie de l’entreprise.

Ne l’oublions pas, la communication interne est le pilier de l’image de la marque, elle est un argument de la culture d’entreprise.
Votre entreprise se développe à vitesse grand V ? Alors ne ratez pas votre communication interne où vous risquez de perdre des collaborateurs qui n’auront pas été capables de suivre le rythme de ce développement.

Comment communiquer en interne ?

Pour forger sa culture d’entreprise, il faut donc mettre à la disposition de tous les collaborateurs les outils par lesquels vous allez communiquer. Que ce soit des multimédias ou des supports papiers, n’hésitez pas à investir dans les bons outils pour que tous puissent se sentir connectés à leur entreprise.

Se renseigner pour bien communiquer en interne

Les sondages et enquêtes donnent la parole aux salariés. Pour attirer de nouveaux talents et fidéliser les employés, il faut pouvoir répondre à leurs besoins. L’enquête peut se réaliser régulièrement, au moins une fois par an. Quelle que soit sa forme, cette prise de renseignements a pour mission de questionner sur :

  • leur perception de la culture d’entreprise
  • leur sentiment d’appartenance
  • la qualité du management et le fonctionnement
  • leur satisfaction et leur engagement
  • les axes d’amélioration

Là encore, la communication interne a un rôle primordial : présenter les résultats des différentes enquêtes et des sondages. Il faut miser sur une présentation ludique, visuelle, pour ne pas les perdre dans un trop plein d’informations et réussir à capter l’attention ! Après quoi, on met en place le plan d’actions à tous les niveaux de l’entreprise.

Les feedbacks

Les feedbacks sont vitaux. Pour garder vos salariés et rester en interaction avec eux. Ils sont là pour encourager, valoriser, rendre visibles et optimiser. Partir de schémas simples pour revenir sur une période écoulée, régulièrement, leur permet de connaître les résultats de leurs efforts. C’est dire “grâce à vous, voilà ce qui a été fait”. Si cette méthode se voit généralement dans une communication descendante, rien n’empêche de la rendre transversale, où les salariés vont revenir sur leurs besoins, les nouvelles problématiques ou des remarques qu’ils auraient à faire

L’affichage : de la dynamite !

Que l’on soit à l’aise avec la technologie ou non, l’affichage dans des lieux de passage ou collectifs (en bref, des lieux stratégiques) reste un bon moyen de toucher la totalité des collaborateurs. Exit l’affichage papier, il faut penser affichage dynamique !
L’affichage peut avoir différentes missions : souhaiter la bienvenue aux nouvelles recrues, souhaiter des anniversaires, prévenir de futurs évènements… Donc il peut servir à la communication RH. Il peut aussi être utilisé pour partager les indicateurs clés, les indices de performance ou l’arrivée de périodes cruciales (soldes, vacances, promotions, lancement de produits), ou encore la mise en place de nouveaux outils. Il peut aussi permettre de faire un retour sur les actualités du secteur et ce que l’on trouve sur les réseaux sociaux qui pourraient concerner l’entreprise et ses salariés…

Connaître ses équipes pour mieux communiquer en interne

Il est essentiel d’avoir une base de données sur les salariés qui soit à jour et mise à la disposition de tous : l’annuaire interne permet de pouvoir mettre un visage sur un nom, une fonction sur un nom. Quand on n’a pas à passer des heures à savoir à qui s’adresser pour obtenir une réponse, la communication en est facilitée.
Une base de profil sert aussi à connaître la place de chacun dans la hiérarchie (ligne de reporting), à savoir comment et où contacter la personne.
Côté RH et communication interne, il peut être ajouté des informations pour créer des groupes cibles afin de les toucher plus facilement lors de la communication en interne.

Communication interne : descendante ou transversale ?

En réalité, les deux doivent se faire. Effectivement, les informations RH, les indicateurs de performance, l’actualité du secteur ou les changements dans la stratégie d’entreprise, tout cela est de l’information descendante qui doit être transmise par les managers soit en top management, soit en management direct.
En revanche, la communication se fait aussi en transversalité pour gérer le quotidien. Les salariés peuvent s’aider, partager des informations ainsi que leur compréhension. A ce sujet, pensez à un dictionnaire/glossaire d’entreprise afin que tout le monde ait le même langage. Et pour le rédiger, faites appel à vos salariés : que chacun apporte sa définition à des termes techniques ou propres à son service !
Toujours dans les échanges et les interactions à tous les niveaux, des réunions informelles peuvent être organisées où chacun est libre de parler, de questionner, d’apporter son point de vue, ses idées et remarques.

Une étude menée par le cabinet de conseil en stratégie McKinsey a ainsi révélé que les entreprises qui encouragent la communication interne ont une productivité 20 à 25% plus élevée que les autres.


Conclusion

En résumé, une bonne communication interne à pour finalité d’améliorer les performances de l’entreprise et de gagner en productivité. Plus important encore, sur un marché de l’emploi à flux tendu, elle va renforcer l’engagement des collaborateurs et participer à l’image de marque de votre entreprise.
Faire preuve de transparence en adoptant une communication interne flexible, ludique et à la portée de tous, c’est assurer les performances de l’entreprise. 

Si vous êtes à la recherche d'une solution pour améliorer la communication interne de votre entreprise, n'hésitez pas à nous contacter chez Your-Comics. Nous pouvons vous aider à concevoir des supports de communication clairs, ludiques et adaptés à votre culture d'entreprise.
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Qu’est-ce que la communication interne en entreprise ?
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